Los principales retos en la gestión de proyectos de ingeniería y cómo superarlos
La falta de objetivos, la ausencia de alcances bien definidos, las dificultades para definir y gestionar los calendarios, la indisponibilidad técnica u operativa y otros factores afectan a la gestión de los proyectos de ingeniería.
Para hacer frente a todo esto, el profesional debe estar bien formado y equipado con las herramientas adecuadas. En este artículo, aprenderás cuáles son los principales retos a los que se enfrentan los ingenieros en la gestión de proyectos de ingeniería y te daremos consejos para superarlos. ¡Sigue leyendo y compruébalo!
Gestión de proyectos
La gestión de proyectos permite llevar a cabo las actividades siguiendo buenas prácticas, minimizando los costos, los residuos, utilizando la mano de obra de forma eficaz y logrando resultados estratégicos. Es necesario integrar todas las fases de un proyecto, para que garantice la calidad de las entregas y los productos.
Toda esta complejidad de procesos demuestra lo difícil que es la gestión de proyectos de ingeniería. Por ello, es necesario combinar la inversión en un equipo altamente capacitado con la adopción de herramientas y soluciones tecnológicas predictivas.
Diferencia entre proyecto y procesos
Un proyecto es el desarrollo de un plan con acciones a ejecutar y un objetivo final definido. En general, este objetivo consiste en entregar un producto, servicio o resultado específico en un plazo determinado. Además de requerir un esfuerzo temporal, que puede ser a corto, medio o largo plazo.
El proceso, a su vez, es una serie de etapas y actividades que se llevan a cabo de forma secuencial para garantizar el alcance del objetivo definido en el proyecto. Por lo tanto, para que todos los proyectos se lleven a cabo y se entreguen, hay que seguir un proceso bien estructurado. El proceso también tiene lugar de forma continua y presenta un patrón de resultados.
Con el tiempo, los procesos y proyectos se adaptan y se optimizan para lograr el éxito esperado.
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Etapas de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos de ingeniería requiere que se sigan ciertas etapas. En cada una de ellas se definen y realizan actividades específicas para la evolución del proyecto. A continuación, verás cuáles son las etapas de la gestión de proyectos de ingeniería y comprenderás mejor cada una de ellas.
Etapa 1 – Iniciación
En la etapa de iniciación, se define un nuevo proyecto o una nueva fase del proyecto. En este punto, también es necesario obtener una autorización para iniciar el proyecto o su primera fase.
La obtención de autorizaciones es una tarea habitual en todos los proyectos de ingeniería. La falta de ellas puede generar impedimentos, haciendo que algunas actividades no puedan llevarse a cabo. Por lo tanto, en la siguiente etapa, la de planificación, tendrás que determinar cuáles son estas autorizaciones y cuándo deben generarse para evitar problemas en el futuro.
Paso 2 – Planificación
La etapa de planificación consiste en comprender e identificar cuál será el esfuerzo total del proyecto, así como en definir y afinar los objetivos y las acciones necesarias para las siguientes etapas. Es importante establecer lo que debe hacerse en cada fase siguiente, así como las áreas responsables de cada una de las actividades.
También es el momento de fijar los plazos de cada actividad. Hay que designar a una persona para que haga un seguimiento de lo que se hace y si las entregas se hacen a tiempo.
Paso 3 – Ejecución
La ejecución de los proyectos comienza cuando se ponen en práctica las actividades definidas y asignadas en la etapa de planificación. Los materiales, recursos y la gestión de la ejecución, ya definidos en la etapa de planificación, deben ser dirigidos a cada responsable.
El profesional responsable de la supervisión de las actividades debe seguir toda la ejecución de las mismas. Cuando haya equipos muy grandes, lo ideal es tener a más de una persona responsable de este seguimiento.
Etapa 4 – Supervisión
La supervisión tiene lugar en paralelo a la ejecución. En esta fase, es necesario seguir, analizar y organizar el progreso y el rendimiento de todo el proyecto. Los responsables de la supervisión identificarán en qué áreas es necesario cambiar el plan, planificar y definir los cambios. Es una etapa muy analítica, que requiere un gerente con este perfil para llevarla a cabo.
Etapa 5 – Cierre
Las acciones realizadas en la etapa de cierre influyen directamente en el resultado del proyecto o de una de sus fases. Es la culminación de todas las actividades que componen el proyecto. En este punto se registran y documentan los impactos de los ajustes realizados, se realiza una revisión posterior al proyecto y se documenta el historial del mismo.
Además, los equipos solicitan y reciben comentarios y esta información se utiliza para trazar evaluaciones y puntos de mejora para el futuro.
¿Cómo superar los retos de la gestión de proyectos de ingeniería?
Acceso a la información
Cuando falta información estratégica y relevante para el proyecto, no es extraño que se tomen decisiones basadas en percepciones personales o internas. La recopilación de datos y la gestión de la información son fundamentales para que la empresa reúna la mayor cantidad de contenido posible sobre el proyecto y así pueda tomar decisiones más estratégicas.
Gestión de riesgos
En la gestión de proyectos de ingeniería, los riesgos deben estar siempre bajo observación y control, ya que cualquier acción perjudicial para la operación puede causar grandes daños al proyecto, al medio ambiente y a la vida humana.
Para identificar los riesgos, es necesario contar con herramientas de mapeo y análisis de escenarios. De este modo, las empresas pueden desarrollar planes de acción y estrategias para prevenir o minimizar posibles consecuencias.
Mediante la simulación computacional, por ejemplo, es posible crear escenarios ficticios para entender el comportamiento de un equipo. Esta solución permite generar varios escenarios sin generar altos costos para la empresa.
Formación profesional
La falta de profesionales formados en el mercado es un reto al que se enfrentan muchas empresas del mercado. Para hacer frente a este problema, la industria puede aplicar más recursos para tratar de encontrar a estos profesionales u ofrecer formación a los profesionales que ya forman parte del equipo y conocen el negocio y su contexto.
También es importante crear una cultura de valoración del desarrollo profesional. Así, los propios ingenieros se sentirán motivados para buscar especializaciones por su cuenta.
Buenas prácticas para superar los retos
- Invierte en tecnología, adopta un buen software de gestión de proyectos
- Define plazos más precisos
- Desarrolla planes de acción
- Sigue el progreso del proyecto diariamente
- Contrata a profesionales calificados
- Conoce a tu cliente
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