Indicadores de desempeño en la gestión de proyectos
Los indicadores de desempeño o Key Performance Indicators (KPI), son métricas que se utilizan para medir los procesos de la empresa y para evaluar su rendimiento.
Los indicadores de desempeño llevan a cabo un papel fundamental en la estrategia de gestión de las empresas, ya que permiten seguir de cerca los resultados del negocio. Con estos datos, es posible evaluar la gestión y poder adoptar medidas para mejorar el rendimiento cuando fuera necesario.
La mayoría de las empresas controlan y evalúan los KPI operativos, de rendimiento, de efectividad y de impacto.
¿Qué son los indicadores de desempeño?
Los indicadores de desempeño, son métricas que permiten a las empresas evaluar su rendimiento a lo largo del tiempo. Estas métricas son obtenidas a través de datos predeterminados, relacionados con diferentes puntos que la empresa desea analizar. Por ejemplo, la empresa puede evaluar cómo es el servicio ofrecido al cliente, su agilidad en el proceso de entrega, etc.
Todos los procesos de una empresa pueden medirse y evaluarse en base a indicadores de desempeño (KPI). Sobre la base de los datos recogidos y de la evaluación del historial de rendimiento de la empresa, es posible identificar si existe una evolución o una regresión. Además, la empresa puede definir objetivos basados en los KPIs.
Esto significa que una métrica se define como un objetivo de la empresa, del área o del producto. A lo largo de un periodo de tiempo, la empresa supervisa esos datos y evalúa si los resultados están dentro, por encima o por debajo de las expectativas esperadas para ese objetivo.
La definición de estas métricas y el análisis que se hará, basado en los resultados, debe ser una acción estratégica. La empresa de ingeniería define sus objetivos de negocio, hacia dónde enfocará su crecimiento, a qué mercados y a qué clientes quiere llegar. A partir de ahí, se necesita identificar los indicadores de desempeño a supervisar.
Tipos de KPI
Los indicadores de desempeño sirven como referencia para la toma de decisiones en la empresa de ingeniería y para la creación de estrategias para mejorar. No obstante, existen varios tipos de indicadores que se pueden utilizar y es necesario identificar aquellos que ayudarán a construir un mejor análisis.
A continuación se muestran algunos KPI y cómo pueden utilizarse en tu empresa para evaluar los resultados del negocio:
KPIs de desempeño
Los KPI de desempeño miden el rendimiento de la empresa. El análisis puede ser general, evaluando una serie de métricas, o específico, cuando se evalúa un determinado resultado. Por ejemplo, la empresa puede analizar el desempeño de los sectores, el desempeño de las ventas, el desempeño del servicio en su totalidad, etc.
Dentro de las métricas de desempeño, es posible incluir otros KPI que constituirán los resultados de lo que se está analizando. De este modo, se genera una mejor comprensión sobre el desempeño, ya que se puede evaluar lo que está impulsando el resultado de lo que se evalúa, ya sea un resultado positivo o negativo.
KPIs operativos
Los indicadores operativos miden la calidad y el desempeño de las operaciones de una empresa. Es un tipo de métrica más específica, que muestra datos sobre el éxito de los procesos.
Los indicadores operativos muestran datos sobre costos, mantenimiento, tiempo de funcionamiento de los equipos, costos de reparación, tiempo de respuesta de las máquinas, llamadas de clientes, entre otros. Toda empresa que trabaja en entornos industriales y de fabricación, por ejemplo, necesita controlar este indicador.
KPIs de impacto
Los indicadores de impacto son métricas que miden el objetivo general de un proyecto, producto, servicio o iniciativa y cómo contribuye a la propia organización, a la sociedad y al medio ambiente.
Debe controlarse, sobre todo en los proyectos industriales o de ingeniería, ya que son los que suelen provocar un mayor impacto. Se trata de un KPI que se controla a largo plazo, es decir, la idea es que se comience a medir al principio del proyecto y se evalúe hasta su entrega.
Así, la empresa es capaz de actuar, creando medidas y adoptando soluciones para minimizar los impactos del negocio en otros sectores de la sociedad.
KPIs de efectividad
¿Cómo comprender si las empresas han logrado los resultados esperados? Utilizando los KPI de efectividad. Estos indicadores de desempeño proporcionan métricas de resultados de los objetivos propuestos por la empresa en un período específico, por ejemplo, después de adoptar una medida de reducción de costos.
Al final del proceso, la empresa utiliza los KPI de efectividad para comprender cómo la medida adoptada ha contribuido con los resultados del negocio o del proyecto. A continuación, algunas respuestas que el indicador de efectividad puede ofrecer:
- Aumento de la facturación
- Mayor fidelidad de clientes
- Reducción de desperdicios
- Reducción de ausencias de colaboradores
- otros
Los indicadores de efectividad también se utilizan cuando el objetivo es comparar proyectos y cómo ha contribuido cada uno al éxito de la empresa en su conjunto. De este modo, es posible entender cuáles fueron las ganancias, si la empresa obtuvo más beneficios, tuvo menos costos, etc.
Cómo seleccionar indicadores de desempeño para la gestión de proyectos
La elección de KPI, no se realiza mediante una norma o una fórmula. Las empresas de ingeniería, aunque operan en el mismo sector, prestan servicio a diferentes segmentos y áreas de la industria.
Por lo tanto, es fundamental elegir indicadores de desempeño que satisfagan las necesidades de cada segmento. Aunque no existe una fórmula, algunos puntos pueden ayudar en la elección:
Conocer la base de datos de tu empresa
Los indicadores sólo pueden medirse si tu empresa de ingeniería tiene una base de datos disponible y medible. Es decir, es necesario asegurarse de que se pueden rastrear los datos y las informaciones necesarias para analizar un determinado KPI.
Las empresas acostumbran a manejar un gran flujo de datos en sus procesos, pero no siempre logran analizarlos. En parte, esto se debe a que esta información no se reúne y organiza adecuadamente, o a que las empresas carecen de recursos para agrupar y clasificar estos datos.
De esta manera, los datos acaban siendo inutilizables. El primer paso es evaluar la capacidad de capturar, almacenar, organizar y clasificar los datos. A partir de esta orientación, será posible identificar los indicadores que pueden ser evaluados en la empresa.
Evaluar la relevancia de los indicadores para la empresa
Un error muy común a la hora de medir el desempeño de una empresa de ingeniería es utilizar indicadores que no son relevantes para el negocio. En el empeño por obtener el máximo número de resultados, este tipo de comportamiento acaba dificultando el análisis de las métricas del negocio. Como consecuencia, la empresa corre el riesgo de basarse en resultados que no reflejan los datos reales.
Antes de considerar indicadores más convencionales en el mercado o que la competencia utiliza, hay que entender qué es lo que la empresa de ingeniería quiere medir, identificar si es posible obtener los datos en la base y qué resultados se esperan obtener.
Ante este análisis, será más efectivo enumerar los indicadores más relevantes para la empresa. No te preocupes si al principio no encuentras un gran número de indicadores. Lo más importante son los datos que van a entregar. Puedes mejorar este análisis poco a poco.
Optar por KPI que contribuyan en la toma de decisiones inteligentes
La cantidad no siempre representa la calidad y en muchos casos, menos es más. Los KPIs deben proporcionar resultados relevantes para tu empresa de ingeniería y no interferir en el análisis. Las empresas que adoptan muchos indicadores pueden enfrentarse a grandes desafíos a la hora de medirlos e identificar los mejores datos para evaluarlos.
Ante esto, pueden acabar recorriendo un camino en el que los resultados no tienen sentido y los análisis acaban generando confusión. Determinar qué indicadores son los más estratégicos es importante para garantizar que datos más sustanciales se extraerán y analizarán.
Los KPI son herramientas de apoyo a la toma de decisiones, por lo que los resultados del análisis deben proporcionar informaciones objetivas. Así, la empresa podrá orientar sus acciones de la mejor manera.
Adoptar una evaluación frecuente de los indicadores de desempeño
Las empresas basadas en datos consiguen resultados positivos con más rapidez y efectividad. Las empresas de ingeniería que evalúan permanentemente sus indicadores, comprendiendo los datos y aplicando estrategias basadas en la información obtenida, están más cerca de mejorar sus procesos y lograr el éxito en sus acciones.
Las empresas que aún no han adoptado la cultura de la gestión y el análisis de los KPI son las que pierden más frente a la competencia. Esto se debe a que no se conocen a sí mismos, es decir, no entienden en profundidad su propio funcionamiento, no identifican los errores, no adoptan mejoras y siguen basando sus decisiones y prácticas en conjeturas.
La evaluación de los indicadores de desempeño debe ser frecuente. Por ello, cada vez hay más equipos de métrica y análisis de datos en las empresas. Invertir en un equipo especializado capaz de crear análisis exhaustivos y completos resulta rentable para la empresa.
Además de los indicadores citados, las empresas de ingeniería deben evaluar los KPI de valor agregado, desempeño de plazos, costo, tasa de tareas realizadas y otras métricas directamente relacionadas con los resultados del sector.
Si tu empresa aún no trabaja en base a indicadores de desempeño, este es un buen momento para empezar. Comprender más sobre los indicadores de desempeño es el primer paso para adoptar una cultura basada en datos.
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