Qué es y cuáles son las beneficios de la gestión documental
Cómo funciona la gestión documental en su startup? La forma en que se organizan los documentos puede determinar la calidad, la efectividad en la ejecución y la entrega de algunas tareas. Los procesos se documentan diariamente en las empresas y requieren una organización eficiente para que las informaciones sean fácilmente localizables cuando se las necesite.
De lo contrario, los profesionales pueden tener retrabajo, perder tiempo, productividad y eficiencia. En definitiva, la empresa pierde dinero y puede sufrir impactos aún mayores dependiendo de la situación.
La gestión documental garantiza que el almacenamiento de los documentos utilizados en la empresa serán ejecutados, optimizando la búsqueda de datos y haciendo más eficiente la rutina en su conjunto. Continúe leyendo este artículo y comprenda mejor lo que es la gestión documental.
Qué es gestión documental?
La gestión documental es un conjunto de prácticas adoptadas para garantizar la producción, el almacenamiento y el uso adecuado de los archivos y registros de una empresa.
Startups que gestionan sus documentos logran buscar y encontrar datos e informaciones más fácilmente, seguras y de manera más organizada.
Al aplicar la gestión documental, las empresas evitan la pérdida de documentos, ya que las informaciones son catalogadas y esto facilita la trazabilidad. Los documentos son evaluados y aprobados de forma optimizada, mediante flujos de trabajo más distribuidos.
Otra ventaja de la gestión documental es su accesibilidad. Todas las personas con autorización pueden acceder a los documentos de la empresa desde cualquier lugar, mediante soluciones en la nube.
Con la gestión documental, la empresa no sólo transforma la forma con la que los colaboradores actúan con los archivos, sino que influye en todos los procesos. El impacto es en la cultura de la organización en su totalidad, ya que las metodologías adoptadas pueden aplicarse en diversos ámbitos para resolver otros problemas.
Trabajar sólo con lo necesario y con una dirección objetiva de dónde está cada información se convierte en una estándar. Se reducen impresiones y copias de documentos, la señalización de documentos se convierte en una normativa, ya que influye en la identificación, la empresa reduce el espacio físico necesario para el almacenamiento de documentos debido a la digitalización de la información, etc.
Las empresas que invierten en gestión documental tienen mucho para ganar y ofrecer, tanto para sus procesos internos y sus colaboradores, como para la sociedad y el mercado en general. Al fin y al cabo, además de reducir el volumen de material impreso, se construye y difunde una nueva cultura de producción y tratamiento de las informaciones.
Fundamentos de la gestión de archivos
El éxito de una gestión documental depende de cómo esté estructurada. Para ello, debe basarse en unos pilares que orienten qué decisiones y estrategias deben adoptarse para almacenar y organizar los documentos adecuadamente. Conozca los fundamentos de la gestión de archivos.
Reducción de documentos físicos
Los sistemas de archivado utilizados por la mayoría de las empresas se basan en el almacenamiento de documentos en papel. Los principales desafíos de este modelo son el deterioro de las informaciones, el espacio físico necesario para su almacenamiento y los riesgos de pérdida de información.
En la gestión documental, éstos se digitalizan. Esto elimina la necesidad de un espacio físico para archivarlos, el proceso de búsqueda es más fácil, ya que sólo es necesario utilizar la función de búsqueda para buscar un determinado documento, los documentos están protegidos contra el eventual borrado accidental e incluso si esto ocurre, es posible recuperar el archivo.
Organización
La organización es la base de cualquier gestión, con los documentos no sería diferente. Antes de almacenar las informaciones, las empresas deben definir cómo serán catalogados e identificados los datos. Nombrar los archivos y carpetas, determinar en cuáles herramientas o servidores se archivarán son procesos fundamentales en cualquier organización.
La definición de la organización de la documentación, también hará que todo el proceso posterior, como la búsqueda y el uso de los documentos, sea más organizado. Se crea un modelo y todos los que utilizan ese modelo acaban replicándose en otros contextos.
Planificación
La definición de cualquier proceso comienza con la planificación. En esta etapa, la empresa define qué lógica se adoptará en su gestión documental. Para ello, es necesario identificar qué herramientas se utilizarán en el proceso, cómo se clasifican las informaciones, quién será el responsable de cada etapa, a quién se deben comunicar los cambios, etc.
Al trazar un plan al inicio del proceso, la empresa podrá involucrar a diferentes grupos de profesionales en la empresa para que puedan contribuir y conocer cómo será el nuevo modelo de gestión de las informaciones.
Localización
Encontrar un documento es un proceso que puede llevar horas e incluso días del tiempo de un colaborador. Además de retrasar el trabajo, se generan costos adicionales para la empresa. Por lo tanto, la localización de los datos debe estar estratégicamente definida.
El ambiente de almacenamiento debe ser simple de utilizar y debe facilitar la localización rápida de los datos. Por lo tanto, la elección de la herramienta de almacenamiento es una decisión estratégica.
Información
La gestión documental se basa en la premisa de que todos los implicados en el proyecto deben tener acceso a la información. Esto significa que ningún profesional puede verse perjudicado o dejar de desempeñar una tarea por no poder acceder a un dato.
Por lo tanto, la accesibilidad es un pilar fundamental. Los profesionales que trabajan en diferentes ámbitos deben tener acceso a la misma información, si fuera necesario para la ejecución de su trabajo.
Sistemas de gestión documental y sus atributos
Los sistemas de gestión documental varían en cuanto a su alcance, objetivo, tamaño y estrategia, pero siempre comparten los mismos atributos.
- Todos los documentos deben incluir informaciones como la fecha de almacenamiento, el título y la descripción;
- Los identificadores, metadatos y contenidos se utilizan para indexar, recuperar y buscar en los documentos;
- Las prestaciones de seguridad ayudan a proteger las informaciones y a cumplir la conformidad;
- El acceso a las informaciones puede ser controlado por los administradores;
- El flujo de documentación puede definirse mediante reglas creadas por los administradores;
- Varios usuarios pueden ver y modificar los documentos al mismo tiempo;
- El sistema es el encargado de registrar y controlar el historial de cambios en el documento.
- Es posible recuperar versiones anteriores del documento o trabajar a partir de una versión específica;
- El control de las versiones es importante para hacer un seguimiento de los cambios en los documentos.
Cuáles son los beneficios de la gestión documental?
Mejora los resultados de la empresa
Los profesionales que tienen acceso a los datos y las informaciones pueden tomar decisiones con mayor rapidez y eficiencia. La gestión documental facilita la localización de la información y los modelos que pueden utilizarse en la ejecución de las tareas. Los datos organizados y disponibles se rastrean fácilmente, lo que mejora las definiciones y permite aplicar mejoras.
Permite ahorrar tiempo
Buscar un documento no debe ser una actividad que consuma mucho tiempo para un profesional. Los equipos deben dedicarse a la ejecución de tareas, la planificación y la definición de procesos. Con una gestión documental, los archivos se almacenan de forma categorizada y organizada. De este modo, la búsqueda y localización de archivos se realiza en pocos segundos.
Desburocratizar y simplificar los procesos
Una de las actividades de la gestión de documentos es evaluar los documentos para identificar su peso e importancia para la empresa. Esto elimina los archivos que no son necesarios o que están duplicados. Este análisis también definirá qué datos pueden digitalizarse y cuáles informaciones deben conservarse en archivos físicos. Con ello, la empresa puede reducir la burocracia y simplificar sus procesos.
Aumenta la seguridad y confiabilidad de la información
Las empresas que adoptan la gestión documental como parte de sus procesos organizativos consiguen eliminar la cantidad de datos que no son fundamentales para sus resultados. Sólo son conservadas las informaciones relevantes para la empresa. Por ello, es necesario reforzar la seguridad de los datos y garantizar que sólo tengan acceso a ellos las personas autorizadas.
Además de estas ventajas, las empresas logran reducir los costos operativos, estandarizar sus procesos internos, mejorar los resultados, aumentar la productividad de los equipos y ahorrar el espacio físico que se utilizaría para archivar.
Cómo hacer gestión documental?
Aunque la digitalización de los documentos es una tendencia, las empresas siguen teniendo que lidiar con documentos físicos. Algunos tipos de documentos no pueden ser descartados, por lo que el proceso de gestión documental debe considerar estos archivos.
Si quiere adoptar la gestión documental en su empresa, sepa que algunos pasos serán esenciales para la organización y el almacenamiento de estos datos. A continuación, enumeramos algunas sugerencias que pueden ayudarlo en este proceso. Eche un vistazo!
Sugerencia 1 – Organice los documentos físicos
El primer paso es identificar todos los documentos que la empresa ya tiene. Identificar cuáles son los temas de estos archivos, su grado de importancia y sensibilidad. Compruebe también de qué tipo de papel está hecha cada una. Los documentos de material más frágil deben almacenarse de otro modo para protegerlos.
Sugerencia 2 – Defina un lugar para almacenarlos
Durante la organización, evaluará los tipos de documentos para saber cuál es la mejor manera de almacenarlos. Los archivos que pueden deteriorarse rápidamente pero que no es necesario conservar en su forma original pueden escanearse y almacenarse en la nube, por ejemplo. Esto garantiza que se pueda acceder a ella durante mucho más tiempo. Para otros casos, se necesitará un espacio físico. Si no se puede escanear algún documento, lo mejor es hacer copias e identificarlas para que duren más tiempo.
Sugerencias 3 – Establezca un modelo organizacional
Cree tablas o listas para organizar y localizar los documentos y clasificarlos. Defina los títulos de los documentos, informe la fecha y la hora en que fueron almacenados, añada un tag de importancia y, si es necesario, defina su validez y otras informaciones relevantes. Estos datos le ayudarán a organizarlos y encontrarlos cuando sea necesario.
Niveles de organización de documentos
Nivel 1: los documentos con firmas, como los contratos, deben conservarse en formato físico;
Nivel 2: los informes, investigaciones, los formularios de registro y otros documentos con más páginas e información deben digitalizarse;
Nivel 3: copias y otros documentos que no necesitan ser almacenados después de su uso o de la digitalización.
Sugerencia 4 – Evalúe la temporalidad de los documentos
Algunos documentos no necesitan ser almacenados de forma permanente y pueden ser descartados después de cierto tiempo. Esto es una gran preocupación para aquellos que necesitan almacenar muchos documentos físicos, porque en la nube, en general, el espacio de almacenamiento es mayor. Sin embargo, algunos documentos tienen una fecha de caducidad, es decir, después de un tiempo dejan de ser válidos. De este modo, cuando alcanzan este periodo, pueden ser eliminados, liberando espacios para otros.
Sugerencia 5 – Cree una política de almacenamiento de documentos
Todo proceso de categorización y almacenamiento debe estar documentado para que pueda ser reproducido. Cuando esté listo y funcione bien, cree una política interna, con la definición de las directrices para el almacenamiento. Oriente sobre la norma adoptada y que debe seguirse para garantizar la organización e integridad de las informaciones. Esto incluye desde la denominación correcta de los documentos hasta su uso.
Sugerencia 6 – Defina las condiciones de acceso a los documentos
Además de normalizar la clasificación y el archivado de los documentos, es necesario crear directrices para el acceso y el transporte de estas informaciones. ¿Quién puede acceder a un determinado tipo de información? ¿Con quién se pueden compartir estos datos? ¿Cuáles son las sanciones para quienes hacen uso indebido de los documentos? Defina y documente todas estas directrices.
Sugerencia 7 – Revea o haga backup de las informaciones
Los documentos almacenados en la nube son más fáciles de controlar porque el propio sistema crea informes de almacenamiento, alteración y eliminación. Así, nadie puede modificar cualquier dato sin dejar rastros. En el ámbito físico no es posible tener esta rastreabilidad. Por lo tanto, es importante revisar de vez en cuando la ubicación de esas informaciones.
Un proceso bien organizado y gestionado garantiza la seguridad de los documentos de la empresa y evita imprevistos, como la pérdida de archivos o el robo de información.
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