¿Cómo hacer una buena gestión de una empresa de ingeniería?
La gestión de una empresa de ingeniería conlleva procesos estratégicos y analíticos. Son los que determinarán la capacidad del negocio para ejecutar proyectos, entregar con calidad y servir a los clientes de forma satisfactoria. Las empresas con una gestión desestructurada son más susceptibles de cometer errores que pueden causar pérdidas financieras y para la marca.
Ante esta realidad, la empresa debe estructurar su gestión con el objetivo de organizar los procesos, identificar las fallas que están perjudicando al negocio y aplicar cambios efectivos para conseguir mejores resultados. A continuación, dejamos algunos consejos que hemos seleccionado para construir una buena gestión de una empresa de ingeniería.
Pasos para una buena gestión de una empresa de ingeniería
El equilibrio de una empresa depende de una buena gestión administrativa, organizativa y financiera. Esta actividad, que es una de las más costosas para quienes dirigen una empresa, no se aprende en la universidad. Por el contrario, la gestión se aprende en la práctica, identificando los aciertos y cometiendo algunos errores.
Al cometer un error y aprender de él, la empresa tiene la oportunidad de hacer algo diferente. Porque esto es lo que hará evolucionar, hacer más estratégica y asertiva la gestión. Los datos del IBGE revelan que el 48% de las empresas brasileñas cierran antes de cumplir 3 años de existencia. ¿Por qué razón cierran? Por la falta de una gestión eficiente.
Los datos son alarmantes y muestran que, mientras se van creando nuevas empresas, casi la mitad de los nuevos negocios en el país no llegan a consolidarse. La misma encuesta mostró que, incluso frente a la pandemia, el primer semestre de 2021 registró un aumento en la apertura de empresas, totalizando 2,1 millones de pequeños nuevos negocios en el país.
Invertir en una buena gestión de una empresa de ingeniería es fundamental para escapar de las estadísticas y alcanzar la madurez del negocio de forma saludable.
Comenzar a planificar con antelación
Planificar con antelación debería ser una constante en la empresa. Todo lo que se pueda planificar, desde el pago a los colaboradores hasta un nuevo proyecto, debes comenzar a pensarlo con antelación.
La planificación permite tener previsibilidad, identificando los posibles problemas que puedan aparecer en el futuro. De esta manera, es posible adoptar medidas para evitar que las adversidades perjudiquen el trabajo en la empresa.
Disponer de un plan financiero
La planificación financiera es una previsión de cómo serán los gastos y los resultados de la empresa en un período determinado. Sin embargo, esta previsión sólo es posible si la empresa cuenta con una gestión financiera y contable estructurada.
La salud financiera de la empresa determina cómo invertirá y si afrontará problemas a corto y largo plazo. Para mantener las finanzas de la empresa organizadas y en buena forma, hay que vigilar minuciosamente todos los procesos que implican dinero en la empresa, como el flujo de caja, pago de las facturas, cumplimiento de los impuestos, la planificación del presupuesto, etc.
En las empresas de ingeniería, el capital circulante es una seguridad para hacer viables diversos proyectos, ya que no siempre es posible contar con la inversión inicial necesaria y el plazo para recibirla cuando el proyecto ya está en marcha puede superar el plazo previsto.
Estar pendiente de todo es importante, pero esta actividad no exime de la importancia de contar con un profesional de la contabilidad. El contador puede actuar en capacidad de consultor, orientando y verificando todos los procedimientos contables realizados.
Adoptar un método de gestión de proyectos
El método de gestión de proyectos garantiza la organización en el flujo de trabajo y el cumplimiento de los plazos, satisfaciendo las necesidades del cliente final y del contratante.
Muchas empresas comienzan a trabajar en un proyecto sin definir un proceso, cómo será supervisado y sin documentar las informaciones. Seguir este camino puede provocar fallas que retrasarán las entregas, dificultan la eficiencia operativa y generarán más costos para la empresa.
Existen diversos métodos de gestión, más generales o enfocados a la ingeniería. Elige la que tenga más sentido para la realidad del negocio. Lo importante es que te ayude a tener una definición clara del proceso y una dirección, con datos documentados, de todo lo que hay que hacer y se ha hecho.
Documentar todo el proceso de gestión
Un inconveniente común entre las empresas en general es la falta de documentación. La rutina y la necesidad de entregar hace que la documentación quede en un segundo plano, siempre como algo que aún hay que hacer o que se hará en algún momento. Sin embargo, cuando menos se lo espera, la documentación es requerida y no está disponible para su consulta.
Los consejos anteriores sobre el uso de un método de gestión facilitan el proceso de documentación. El sistema de gestión es un recurso que le permite documentar de forma básica y menos detallada, proporcionando algún tipo de información sobre lo que se ha hecho.
Sin embargo, es necesario documentar con más detalle y mantener esas informaciones en un ambiente seguro, evitando posibles pérdidas, deben ser también fácilmente accesibles para permitir su consulta siempre que sea necesario.
Automatizar los procesos
En la ingeniería, todavía es posible encontrar áreas que son conservadoras y menos tecnológicas que otras, como la ingeniería civil. Muchos procesos se siguen realizando manualmente y dependen de la monitorización directa de una persona. Esto puede generar atascos, errores y costos para el proyecto.
Con las herramientas tecnológicas, las empresas pueden acceder a datos importantes para el negocio. De esta manera, la empresa puede automatizar gran parte de sus actividades rutinarias.
La automatización es la manera que muchas empresas eligen para hacer sus procesos más ágiles y eficientes. Además de ganar en eficiencia productiva, la toma de decisiones es más segura, económica e inteligente. Los modelos exitosos pueden replicarse fácilmente en otros proyectos y la mano de obra se dirige a trabajar de forma más estratégica.
Tomar decisiones basadas en datos
Con la tecnología, las empresas acceden a datos que antes no tenían. A partir de las informaciones generadas por los informes, es posible identificar dónde se encuentran las fallas en el proceso, cuáles son los impactos para la operación y qué procesos están funcionando de manera eficiente.
Al combinar estas informaciones, el gestor es capaz de analizar el escenario de forma crítica y de tomar decisiones más estratégicas para la empresa. Las empresas que no recopilan datos sobre sus procesos trabajan con hipótesis e incertidumbres. Es decir, un solo problema puede tardar mucho más de lo que debería en ser identificado y corregido.
A través de los indicadores de rendimiento, la empresa puede medir su eficiencia y el progreso de su gestión. A continuación se presentan algunos indicadores que pueden ayudar a tu empresa: indicadores de facturación, de rentabilidad y de ganancia, indicadores de rendimiento de los costos, indicadores de resultado de la calidad, indicadores de rendimiento de los recursos humanos, entre otros.
Revisar la planificación estratégica
La planificación estratégica es un documento flexible que puede ajustarse en función de las necesidades y prioridades de la empresa. Sin embargo, para mantenerlo actualizado, es necesario revisar el documento con frecuencia.
Una práctica frecuente en el mercado es que la planificación estratégica se desarrolle y se utilice como herramienta de seguimiento sólo al inicio. A medida que el proyecto avanza, el documento se deja de lado.
Cuando esto ocurre, la empresa pierde la oportunidad de comprender si el plan se ajusta a la realidad del proyecto y si la planificación definida es viable. Es decir, el equipo no puede evolucionar a partir de esos errores y corre el riesgo de repetirlos en el futuro.
Considera la planificación estratégica como un documento vivo, que debe contar con la participación de todas las personas implicadas y actualizarse según las necesidades del proyecto.
Dedicarse a la gestión del tiempo
La rutina burocrática, llena de documentos que deben rellenarse y visitas de los órganos de supervisión, hace que se pierda mucho tiempo entre una actividad y la otra. En el parque industrial y en la construcción no es diferente. La falta de prioridad puede perjudicar la productividad.
La gestión del tiempo es una tarea que corresponde al gestor, ya que puede tener una visión de lo que es más estratégico para el proyecto. Especialmente cuando surgen obstáculos en medio del camino, impidiendo la realización de algunas tareas.
Para evitar atascos y retrasos, el gestor debe identificar rápidamente cómo sustituir las tareas, qué es más rápido de realizar o qué generará más valor. La matriz de prioridades es una de las herramientas que pueden utilizarse para definir qué debe hacerse y cuándo.
Además, el directivo puede optimizar su trabajo y el de sus colaboradores, creando una directriz sobre cómo evaluar qué tareas priorizar en determinadas situaciones. De este modo, evitará que siempre se le consulte, teniendo un equipo más autónomo, que sabe gestionar su propio tiempo.
Cultivar una buena relación con su equipo y sus clientes
Un equipo que trabaja bien unido dará más y mejores resultados. Esto se debe a que una buena relación estimula el compromiso del equipo, haciendo que todos trabajen enfocados en el mismo objetivo.
Mientras tanto, una buena relación con el cliente ayuda a la empresa a obtener insights e informaciones importantes sobre su percepción del valor. De este modo, algunos proyectos pueden adaptarse para entregas más personalizadas, lo que puede despertar un sentimiento de satisfacción mayor que el estimado inicialmente.
Ser competitivo en el mercado
La tecnología ha sido utilizada como un gran diferencial para varias empresas. Con ello, el mercado es cada vez más competitivo y el cliente cada vez más difícil de satisfacer.
La empresa que quiera continuar siendo vigente en este escenario, necesita estar siempre al día, conocer las tendencias, probar herramientas innovadoras e identificar las soluciones que más sentido tienen para su público y área de actuación.
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