Indicadores de desempenho na gestão de projetos
Os indicadores de desempenho ou Key Performance Indicators (KPI) são métricas utilizadas para medir os processos da empresa e avaliar como está a sua performance.
Os indicadores de desempenho têm um papel fundamental na estratégia de gestão das empresas, pois permitem o acompanhamento dos resultados do negócio. Com esses dados, é possível avaliar a gestão e adotar medidas para melhorar a performance, sempre que for necessário.
A maior parte das empresas acompanham e avaliam os KPIs operacionais, de desempenho, efetividade e impacto.
O que são os indicadores de desempenho?
Indicadores de desempenho são métricas que ajudam as empresas a avaliar a performance de sua atuação ao longo do tempo. Essas métricas são obtidas por meio de dados pré-determinados, relacionados com diferentes pontos que a empresa deseja analisar. Por exemplo, a empresa pode avaliar como está o atendimento ao cliente, como está a agilidade no processo de entrega etc.
Todos os processos de uma empresa podem ser medidos e avaliados a partir dos indicadores de desempenho (KPI). Com base nos dados levantados e na avaliação do histórico de performance do negócio, é possível identificar se há evolução ou regressão. Além disso, a empresa pode definir metas com base nos KPIs.
Isso quer dizer que uma métrica é definida como objetivo do negócio, da área ou do produto. Ao longo de um período, a empresa acompanha esses dados e avalia se a performance está dentro, acima ou abaixo da expectativa estimada para aquela meta.
Além dos KPIs, entenda mais sobre os termos mais usados na engenharia. Confira o glossário completo!
A definição dessas métricas e a análise que será feita, com base nos resultados, deve ser uma ação estratégica. A empresa de engenharia define seus objetivos de negócio, onde vai focar seu crescimento, quais mercados e clientes quer atingir. A partir disso, identifica os indicadores de desempenho que precisa acompanhar.
Tipos de KPI
Os indicadores de desempenho servem como referência para a tomada de decisão na empresa de engenharia e para a criação de estratégias de melhorias. No entanto, existem diversos tipos de indicadores, que podem ser usados e é preciso identificar aqueles que vão ajudar na construção de análises melhores.
Veja abaixo alguns KPIs e como podem ser usados em sua empresa para avaliar os resultados no seu negócio:
KPIs de desempenho
Os KPIs de desempenho medem a performance da empresa. A análise pode ser de forma geral, avaliando uma série de métricas, ou específica, quando um determinado resultado é avaliado. Por exemplo, a empresa pode analisar o desempenho das áreas, o desempenho das vendas, o desempenho do atendimento como um todo etc.
Dentro das métricas de desempenho, é possível incluir outros KPIs que vão formar a nota do que está sendo analisado. Dessa forma, é gerado um entendimento melhor sobre a performance, pois é possível avaliar o que está potencializando o resultado do que está sendo avaliado, sendo uma nota positiva ou negativa.
KPIs operacionais
Os indicadores operacionais medem a qualidade e o desempenho da operação de uma empresa. É um tipo de métrica mais específica, que apresenta dados sobre o sucesso dos processos.
Os indicadores operacionais mostram dados sobre custos, manutenção, tempo de atividade de equipamentos, custos de reparo, tempo de resposta das máquinas, acionamentos dos clientes, entre outros. Toda empresa que atua com manufatura e ambientes industriais, por exemplo, precisa acompanhar esse indicador.
KPIs de impacto
Os indicadores de impacto são métricas que medem o objetivo geral de um projeto, produto, serviço ou iniciativa e como contribui para a própria organização, para a sociedade e para o meio ambiente.
É necessário que seja acompanhando, principalmente, em projetos industriais ou de engenharia, pois são os que costumam causar maior impacto. Esse KPI é acompanhado a longo prazo, ou seja, a ideia é que comece a ser medido no início do projeto e avaliado até a entrega.
Assim, a empresa consegue atuar, criando medidas e adotando soluções para minimizar os impactos do negócio em outras áreas da sociedade.
KPIs de efetividade
E como as empresas entendem se alcançaram os resultados esperados? Usando KPIs de efetividade. Esses indicadores de desempenho entregam métricas de resultados dos objetivos propostos pela empresa em um período específico como, por exemplo, após adotar uma medida de redução de custos.
No final do processo, a empresa usa os KPIs de efetividade para entender como a medida adotada contribuiu com os resultados do negócio ou de um projeto. Veja algumas respostas que o indicador de efetividade pode entregar:
- Aumento no faturamento
- Mais clientes fidelizados
- Redução de desperdícios
- Redução de faltas das pessoas colaboradoras
- entre outros
Os indicadores de efetividade também são usados quando o objetivo é comparar projetos e como cada um contribuiu para o sucesso da empresa como um todo. Dessa forma, é possível entender quais foram os ganhos, se a empresa lucrou mais, teve menos custos etc.
Como selecionar indicadores de desempenhos para a gestão de projetos
A escolha dos KPIs não acontece por meio de um padrão ou uma receita. Empresas de engenharia, por mais que atuem no mesmo setor, atendem segmentos e áreas diferentes da indústria.
Portanto, é fundamental escolher os indicadores de desempenho que atendam as necessidades de cada segmento. Embora não exista uma fórmula, alguns pontos podem ajudar com a escolha:
Entenda o banco de dados do seu negócio
Os indicadores só podem ser medidos se a sua empresa de engenharia tiver um banco de dados disponível e mensurável. Ou seja, é preciso certificar que é possível rastrear os dados e as informações necessárias para analisar determinado KPI.
As empresas costumam lidar com um alto fluxo de dados em seus processos, mas nem sempre conseguem analisá-los. Em partes, isso acontece porque essas informações não são reunidas e organizadas adequadamente ou as empresas não contam com recursos que permitam agrupar e classificar esses dados.
Dessa forma, os dados acabam sendo inutilizados. O primeiro passo é avaliar a capacidade de capturar, armazenar, organizar e classificar os dados. A partir desse direcionamento, será possível identificar os indicadores que podem ser avaliados na empresa.
Avalie a relevância dos indicadores para o negócio
Um erro muito comum na hora de medir o desempenho de uma empresa de engenharia é utilizar indicadores que não são relevantes para o negócio. Na ansiedade de obter o máximo de resultados que for possível, esse tipo de comportamento acaba atrapalhando a análise das métricas do negócio. Como resultado, a empresa corre o risco de se basear em resultados que não refletem o dado real.
Antes de considerar indicadores mais comuns no mercado ou que a concorrência utiliza, entenda o que a sua empresa de engenharia deseja medir, identifique se é possível levantar os dados em sua base e quais os resultados que se espera alcançar.
Diante dessa análise, será mais efetivo elencar os indicadores mais relevantes para o negócio. Não se preocupe se, em um primeiro momento, você não encontrar um grande número de indicadores. O mais importante são os dados que eles vão entregar. Você poderá aprimorar essa análise aos poucos.
Opte por KPIs que contribuem com as tomadas de decisão inteligentes
Quantidade nem sempre representa qualidade e em muitos casos, menos é mais. Os KPIs devem retornar com resultados relevantes para a sua empresa de engenharia e não atrapalhar as análises. Empresas que adotam muitos indicadores podem enfrentar grandes desafios para mensurá-los e identificar quais são os melhores dados para avaliar.
Diante disso, podem acabar seguindo por um caminho em que os resultados não fazem sentido e as análises acabam gerando confusão. Identificar quais são os indicadores mais estratégicos é importante para garantir que dados mais substanciais serão extraídos e analisados.
Os KPIs são ferramentas de apoio à tomada de decisão, por isso os resultados das análises devem entregar informações objetivas. Assim, a empresa conseguirá direcionar suas ações da melhor forma.
Adote uma avaliação de indicadores de performance frequente
Negócios baseados em dados alcançam resultados positivos com mais agilidade e efetividade. As empresas de engenharia que estão a todo o momento avaliando seus indicadores, entendendo os dados, aplicando estratégias baseadas nas informações obtidas estão mais próximas de melhorar seus processos e conquistar o sucesso de suas ações.
Aquelas que ainda não adotaram a cultura da gestão e análise de KPIs são as que mais perdem para a concorrência. Isso porque não conhecem a si mesmas, ou seja, não entendem a fundo a própria operação, não identificam erros, não adotam melhorias e permanecem baseando suas tomadas de decisões e práticas em achismos.
A avaliação de indicadores de desempenho deve ser frequente. Por isso, existem cada vez mais times de métricas e análises de dados nas empresas. Investir em um time especializado, capaz de criar análises ricas e completas é certeza de retorno para o negócio.
Além dos indicadores citados, as empresas de engenharia devem avaliar os KPIs de valor agregado, desempenho de prazo, custo, taxa de tarefas realizadas e outras métricas diretamente relacionadas com os resultados do setor.
Se a sua empresa ainda não trabalha baseada em indicadores de desempenho, esse é um ótimo momento para começar. Entender mais sobre indicadores de desempenho é o primeiro passo para adotar uma cultura baseada em dados na sua empresa.
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