O que é e quais os benefícios da gestão documental
Como anda a gestão documental na sua startup? A forma com que os documentos são organizados pode determinar a qualidade e efetividade na execução e entrega de algumas tarefas. Processos são documentados diariamente nas empresas e exigem uma organização eficiente para que as informações sejam facilmente localizadas quando necessário.
Caso contrário, os profissionais podem ter retrabalho, perder tempo, produtividade e eficiência. Consequentemente, a empresa perde dinheiro e pode sofrer impactos ainda maiores dependendo da situação.
A gestão documental garante que o armazenamento adequado dos documentos utilizados na empresa será feito, otimizando a busca por dados e tornando a rotina mais eficiente como um todo. Continue lendo este artigo e entenda melhor sobre a gestão documental.
O que é gestão documental?
A gestão documental é um conjunto de práticas adotadas para garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos arquivos e registros de uma empresa.
Startups que gerenciam seus documentos conseguem buscar e encontrar dados e informações com mais facilidade, segurança e de forma organizada.
Aplicando a gestão documental, as empresas evitam a perda de documentos, pois as informações são catalogadas e isso torna a rastreabilidade mais fácil. Os documentos são avaliados e aprovados de forma otimizada, por meio de fluxos de trabalho mais distribuídos.
Outra vantagem da gestão documental é a acessibilidade. Todas as pessoas com autorização conseguem acessar os documentos da empresa de qualquer lugar que estiverem, por meio de soluções em nuvem.
Com a gestão documental, a empresa transforma não só a forma com que ela e seus colaboradores lidam com os arquivos, todos os processos são influenciados. O impacto é na cultura de organização como um todo, pois as metodologias adotadas podem ser aplicadas em diversos âmbitos para solucionar outros problemas.
Trabalhar apenas com o necessário e com um direcionamento objetivo de onde está cada informação passa a ser um padrão. Impressões e cópias de documentos são reduzidas, a sinalização de documentos se torna um padrão, pois influencia na identificação, a empresa reduz o espaço físico necessário para armazenamento de documentos por causa da digitalização das informações etc.
As empresas que investem na gestão documental têm muito a ganhar e a oferecer, tanto para os seus processos internos e colaboradores, como para a sociedade e o mercado de forma geral. Afinal, além de reduzir o volume de material impresso, uma nova cultura de produção e tratamento de informações é construída e disseminada.
Fundamentos do gerenciamento de arquivos
O sucesso de uma gestão documental depende de como ela é estruturada. Para isso, deve ser pautada em alguns pilares que direcionam quais são as decisões e estratégias que devem ser adotadas para armazenar e organizar os documentos adequadamente. Conheça os fundamentos do gerenciamento de arquivos.
Redução dos documentos físicos
Os sistemas de arquivamento como são feitos pela maioria das empresas estão baseados no armazenamento de documentos em papel. Os grandes desafios desse modelo são a deterioração das informações, o espaço físico necessário para o armazenamento e os riscos de perda das informações.
Na gestão documental, os documentos são digitalizados. Isso elimina a necessidade de um espaço físico para o arquivamento, o processo de busca é mais fácil, pois basta usar o recurso de pesquisa para pesquisar sobre determinado documento, os documentos são protegidos de exclusões acidentais e mesmo que isso aconteça, é possível recuperar o arquivo.
Organização
A organização é a base de qualquer gestão, com os documentos não seria diferente. Antes de armazenar as informações, as empresas precisam definir como os dados serão catalogados e identificados. Nomear os arquivos e as pastas, determinar em quais ferramentas ou servidores serão arquivados são processos fundamentais em qualquer organização.
A definição organizacional da documentação também vai tornar todo o processo posterior, como a pesquisa e o uso dos documentos mais organizada. Cria-se um padrão e todos que utilizam aquele modelo acabam replicando em outros contextos.
Planejamento
A definição de qualquer processo começa pelo planejamento. Nessa fase, a empresa define qual será a lógica adotada em sua gestão documental. Para isso, é preciso identificar quais ferramentas serão utilizadas no processo, como as informações serão classificadas, que ficará responsável por cada etapa, a quem deve-se reportar às alterações, etc.
Ao traçar um plano logo no início do processo, a empresa poderá envolver diferentes grupos de profissionais na empresa para que possam contribuir e conhecer como será o novo modelo de gestão das informações.
Localização
Encontrar um documento é um processo que pode demandar horas e até dias do tempo de um colaborador. Além de atrasar o trabalho, custos extras são gerados para a empresa. Por isso, a localização dos dados deve ser definida de forma estratégica.
O ambiente de armazenamento deve ser simples de ser utilizado e facilitar a localização rápida dos dados. Por isso, a escolha da ferramenta de armazenamento é uma decisão estratégica.
Informação
A gestão documental parte de uma premissa que todos os envolvidos no projeto devem ter acesso à informação. Isso quer dizer que nenhum profissional pode ser prejudicado ou não conseguir executar uma tarefa por não conseguir acessar um dado.
Por isso, a acessibilidade é um pilar fundamental. Profissionais atuando em ambientes diferentes devem ter acesso à mesma informação, se ela for necessária para a execução do trabalho.
Sistemas de gestão documental e seus atributos
Os sistemas de gestão documental variam entre escopo, tamanho e estratégia, mas sempre compartilham os mesmos atributos.
- Todos os documentos devem contar com informações como data de armazenamento, título e descrição;
- Identificadores, metadados e conteúdos são usados para indexar, recuperar e pesquisar sobre os documentos;
- Recursos de segurança ajudam a proteger as informações e atender à conformidade;
- O acesso às informações pode ser controlado pelos administradores;
- O fluxo de documentação pode ser definido por regras criadas pelos administradores;
- Vários usuários podem visualizar e modificar os documentos ao mesmo tempo;
- O histórico de alterações no documento é registrado e monitorado pelo sistema;
- É possível recuperar versões anteriores do documento ou trabalhar a partir de uma versão específica;
- O controle de versões é importante para acompanhar as mudanças nos documentos.
Quais os benefícios da gestão documental?
Melhora os resultados da empresa
Profissionais que têm acesso aos dados e informações conseguem tomar decisões com mais agilidade e eficiência. A gestão documental facilita a localização das informações e de modelos que podem ser usados na execução das tarefas. Dados organizados e disponíveis são rastreados facilmente, potencializando as definições e permitindo e melhorias sejam aplicadas.
Proporciona ganho de tempo
Procurar um documento não deve ser uma atividade que exige muito tempo de um profissional. Os times precisam se dedicar à execução de tarefas, ao planejamento e à definição de processos. Com uma gestão documental, os arquivos são armazenados de forma categorizada e organizada. Dessa forma, a pesquisa e a localização dos arquivos é feita em poucos segundos.
Desburocratiza e simplifica os processos
Uma das atividades da gestão de documentos é avaliar os documentos para identificar seu peso e importância para o negócio. Isso elimina os arquivos que não são necessários ou estão duplicados. Essa análise também vai definir quais dados podem ser digitalizados e quais informações devem ser mantidas em arquivos físicos. Com isso, a empresa consegue reduzir a burocracia e tornar seus processos mais simples.
Aumenta a segurança e a confiabilidade da informação
Empresas que adotam a gestão documental como parte de seus processos organizacionais, conseguem eliminar a quantidade de dados que não são fundamentais para seus resultados. Apenas as informações relevantes para o negócio são mantidas. Por isso, é necessário reforçar a segurança dos dados e garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a eles.
Além dessas vantagens, as empresas conseguem reduzir os custos de operação, padronizam seus processos internos, melhoram seus resultados, aumentam a produtividade dos times, economizam o espaço físico que seria usado no arquivamento.
Como fazer gestão documental?
Embora a digitalização de documentos seja uma tendência, as empresas ainda precisam lidar com documentos físicos. Alguns tipos de documentos não podem ser descartados, por isso, o processo de gestão documental deve considerar esses arquivos.
Se você quer adotar a gestão documental em sua empresa, saiba que algumas etapas serão fundamentais para a organização e armazenamento desses dados. A seguir, listamos algumas dicas que podem te ajudar nesse processo. Confira!
Dica 1 – Organize os documentos físicos
O primeiro passo é identificar todos os documentos que a empresa já tem. Identifique quais são os assuntos desses arquivos, seu grau de importância e sensibilidade. Verifique também qual é o tipo de papel de cada um deles. Os documentos de material mais frágil precisam ser armazenados de forma diferente para protegê-los.
Dica 2 – Defina um local para armazená-los
Durante a organização, você vai avaliar os tipos de documentos para entender qual é o melhor lugar para armazená-los. Os arquivos que podem se deteriorar rapidamente, mas não precisam ser mantidos em sua forma original, podem ser digitalizados e armazenados na nuvem, por exemplo. Isso garante que ele poderá ser acessado por muito mais tempo. Para outros casos, um espaço físico será necessário. Caso algum documento não possa ser digitalizado, o ideal é tirar cópias e autenticá-las para garantir que durem mais tempo.
Dica 3 – Estabeleça um padrão organizacional
Crie tabelas ou listas para organizar e localizar os documentos, além de uma categorização. Defina títulos para os documentos, informe a data e o horário em que foram armazenados, adicione uma tag de importância e, se for necessário, defina sua validade e outras informações relevantes. Esses dados vão te ajudar a organizá-los e encontrá-los quando for necessário.
Níveis de organização de documentos
Nível 1: documentos com assinaturas, como contratos, devem ser mantidos no formato físico;
Nível 2: relatórios, pesquisas, fichas de cadastros e outros documentos com mais páginas e informações devem ser digitalizados;
Nível 3: cópias e outros documentos que não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização.
Dica 4 – Avalie a temporalidade dos documentos
Alguns documentos não precisam ser armazenados definitivamente, podendo ser descartados depois de um determinado tempo. Isso é uma preocupação maior para quem precisa armazenar muitos documentos físicos, pois em nuvem, em geral, o espaço de armazenamento é maior. Ainda assim, alguns documentos têm prazo de vencimento, ou seja, depois de um tempo não valem mais. Dessa forma, quando atingirem esse período, podem ser excluídos, liberando espaço para outros.
Dica 5 – Crie uma política de armazenamento dos documentos
Todo processo de categorização e armazenamento deve ser documentado para que seja replicado. Quando estiver pronto e funcionando bem, crie uma política interna, com a definição das diretrizes para o armazenamento. Oriente sobre o padrão adotado e deve ser seguido para garantir a organização e a integridade das informações. Isso envolve desde a nomeação correta dos documentos até o seu uso.
Dica 6 – Defina regras de acesso aos documentos
Além de padronizar a classificação e o arquivamento dos documentos, é necessário criar diretrizes para o acesso e o transporte dessas informações. Quem pode acessar um determinado tipo de informação? Com quem esses dados podem ser compartilhados? Quais são as penalidades para quem utilizar os documentos de forma indevida? Defina e documente todas essas orientações.
Dica 7 – Revise ou faça backup das informações
Documentos armazenados em nuvem são mais fáceis de controlar, pois o próprio sistema cria relatórios de armazenamento, alteração e exclusão. Assim, ninguém consegue modificar qualquer dado sem deixar rastros. No ambiente físico não é possível ter essa rastreabilidade. Por isso, é importante revisitar de tempos em tempos a localização daquelas informações.
Um processo bem organizado e gerenciado garante segurança para os documentos da empresa e evita imprevistos, como a perda de arquivos ou roubo de informações.
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